Rôle du Bureau du contrôle interne

1. Définitions

1. Un audit interne est une activité de consultation indépendante et offrant une assurance objective, qui vise à créer de la valeur ajoutée et à améliorer les opérations d'une organisation. L'audit interne aide cette organisation à atteindre ses objectifs au moyen d'une approche systématique et disciplinée visant à évaluer et améliorer l'efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance.
2. Une enquête est une investigation administrative officielle d'établissement des faits. Une enquête a pour objet d'examiner et de déterminer la véracité des allégations de faute et d'en rendre compte au Directeur général. Une faute est un manquement, par un membre du personnel, aux règles de conduite ou aux normes de comportement prescrites par l'OMC (par exemple Règlement et Statut du personnel, mémorandums administratifs, etc.). Un rapport d'enquête ne constituera pas une décision administrative.
3. Une inspection est un examen effectué à titre ponctuel chaque fois qu'il existe de forts indices d'un gaspillage des ressources ou d'une gestion des résultats insuffisante. Cet examen permet d'établir un diagnostic des problèmes considérés et de proposer des mesures correctives.
4. Une évaluation est une analyse systématique, objective et impartiale centrée sur le point de savoir si les réalisations et les résultats attendus ont été obtenus. L'évaluation vise à déterminer la pertinence, l'effet, l'efficacité, l'efficience et la viabilité des objectifs, des programmes et des activités.

2. Indépendance du Bureau du contrôle interne

2.1 Indépendance opérationnelle

1. Le BCIn est un bureau opérationnellement indépendant au sein du Secrétariat de l'OMC. Le Chef du BCIn et les autres membres du personnel du BCIn seront, du point de vue fonctionnel et opérationnel, indépendants du Secrétariat et des Membres de l'OMC dans l'exercice de leurs fonctions.

2. Le Chef du BCIn et les autres membres du personnel du BCIn sont des fonctionnaires de l'OMC, soumis au Statut et au Règlement du personnel de l'OMC comme les autres fonctionnaires de l'Organisation. Dans l'exercice de leurs fonctions, ils ne peuvent ni chercher à obtenir ni accepter une instruction d'une personne ou d'une entité extérieure au BCIn, que cette personne ou entité soit extérieure ou non à l'OMC.

3. Les membres du personnel du BCIn rendent compte exclusivement au Chef du BCIn.

4. Ni le Directeur général ni aucun autre fonctionnaire de l'OMC ne cherchera à influer sur les travaux du BCIn ni à interférer autrement sur ceux-ci. Le Chef du BCIn et les autres membres du personnel du BCIn doivent, en tout temps, faire en sorte que leur conduite soit compatible avec l'objectivité et l'indépendance requises par leurs fonctions.

5. Nonobstant ce qui précède, le BCIn coordonnera ses activités avec le vérificateur extérieur des comptes de l'OMC et demandera son avis en ce qui concerne le plan d'audit annuel du BCIn et d'autres aspects des fonctions du BCIn, au besoin. Le Directeur général peut également demander l'opinion du vérificateur extérieur des comptes sur la qualité, les coûts et les avantages des services fournis par le BCIn. Sur la base de cette opinion, le Directeur général peut engager des consultations avec le Chef du BCIn pour convenir de modifications ou d'améliorations dans les services du BCIn.

2.2 Budget

6. Le BCIn dispose de son propre budget opérationnel. Ce budget opérationnel est déterminé par le Directeur général, au moment de l'entrée en fonctions de chaque nouveau Chef du BCIn, suite à une recommandation de ce dernier. Le Directeur général informe ensuite le Comité du budget, des finances et de l'administration (CBFA) du montant de ce budget. Le budget opérationnel du BCIn ne peut être réduit pendant la durée du mandat du Chef du BCIn, sauf si le Chef du BCIn, le Directeur général, le Président du Conseil général et le Président du CBFA en conviennent autrement.

2.3 Nominations, effectifs et conditions d'emploi

7. Le Chef du BCIn est choisi au moyen d'un avis de vacance externe et nommé par le Directeur général, après consultation du Président du Conseil général et du Président du CBFA. Le Chef du BCIn doit avoir la formation et les compétences généralement exigées par des organisations internationales comparables disposant d'un bureau de contrôle.

8. La durée du mandat du Chef du BCIn sera de cinq (5) ans et ne sera renouvelable en aucun cas. En conséquence, un contrat de durée déterminée de cinq (5) ans, qui ne sera renouvelable en aucun cas, sera proposé au Chef du BCIn. Son contrat de travail ne pourra être résilié pour faute que par suite d'une enquête disciplinaire effectuée conformément à la section 2.4 ci-après. La résiliation de son contrat pour toute autre raison est soumise à l'accord exprès du Président du Conseil général et Président du CBFA.

9. Les membres du personnel du BCIn autres que le Chef du BCIn seront recrutés au moyen d'un avis de vacance externe. Le Chef du BCIn présidera le jury de recrutement de ces membres du personnel du BCIn. Un contrat de durée déterminée de cinq (5) ans, qui ne sera renouvelable en aucun cas, sera proposé aux membres du personnel du BCIn autres que le Chef du BCIn. Les contrats de travail des membres du personnel du BCIn ne pourront être résiliés pour faute que par suite d'une enquête disciplinaire effectuée conformément à la section 2.4 ci-après. La résiliation des contrats des membres du personnel du BCIn pour toute autre raison sera soumise à l'accord exprès du Chef du BCIn.⁽¹⁾

10. Un fonctionnaire de l'OMC peut présenter sa candidature au poste de Chef du BCIn ou à un autre poste au sein du BCIn et être nommé à ce poste, mais il doit quitter le poste qu'il occupe à titre régulier, sur consentement, et s'en tenir au mandat prévu au paragraphe 8 ou au paragraphe 9, respectivement.

11. Pendant la durée de leur contrat, le Chef du BCIn et les autres membres du personnel du BCIn ne travailleront qu'au sein du BCIn.

12. Par la suite, un ancien Chef du BCIn ou un autre ancien membre du personnel du BCIn ne peut être engagé par l'OMC en aucune qualité pendant une période de trois (3) ans suivant l'expiration ou la résiliation (y compris pour cause de démission) de son contrat de durée déterminée et uniquement sur la base d'un processus de sélection concurrentiel conforme aux politiques de recrutement de l'OMC, au moyen d'un avis de vacance externe.

2.4 Questions disciplinaires

13. Aucun membre du personnel du BCIn ne peut faire l'objet d'une enquête ou d'une procédure disciplinaire quelle qu'elle soit de la part de l'OMC si ce n'est conformément à la présente section.

14. S'il devient nécessaire d'enquêter sur une éventuelle allégation de faute de la part d'un membre du personnel du BCIn, y compris le Chef du BCIn, le Directeur général soumettra la question au vérificateur extérieur des comptes de l'OMC. Le vérificateur extérieur des comptes enquêtera directement sur la question ou, si la question considérée l'exige, désignera un enquêteur extérieur qui rendra compte au vérificateur extérieur. En menant une enquête, le vérificateur extérieur des comptes ou l'enquêteur extérieur, selon le cas, appliquera les procédures prévues par l'OMC pour les enquêtes et les questions disciplinaires mutatis mutandis.

15. Le Directeur général ne peut appliquer de sanctions disciplinaires au Chef du BCIn ou à un membre du personnel du BCIn que sur la base de recommandations écrites détaillées du vérificateur extérieur des comptes de l'OMC. En pareil cas, le Directeur général informera le Président du Conseil général et le Président du CBFA de l'application de ces sanctions.

3. Portée des travaux du Bureau du contrôle interne

3.1 Aperçu des fonctions et des objectifs

16. Le BCIn aide le Directeur général à s'acquitter de ses responsabilités relatives au contrôle interne en ce qui concerne la gestion, le personnel et les ressources de l'OMC en effectuant des enquêtes, des vérifications et d'autres formes d'évaluation et en en informant le Directeur général.

Le BCIn est habilité, ex officio ou sur demande, à engager et mener à bien des enquêtes, vérifications, inspections et autres évaluations qu'il juge nécessaires pour s'acquitter des responsabilités se rapportant à ses fonctions de contrôle, et à établir des rapports à leur sujet, conformément aux normes les plus élevées en matière de contrôle et aux meilleures pratiques des organisations internationales dans le domaine du contrôle.

17. Les activités du BCIn visent:

1. à promouvoir l'efficacité financière et la transparence au moyen de pratiques et de procédures saines;
2. à identifier les sources d'économies potentielles et les possibilités de recouvrement;
3. à déceler les fraudes, gaspillages, abus et fautes et à les décourager;
4. à encourager une culture de la responsabilisation et à renforcer le climat éthique au sein du Secrétariat de l'OMC;
5. à atténuer les risques au moyen d'une analyse systématique des principaux risques auxquels sont exposés les avoirs et les ressources de l'OMC.

3.2 Enquêtes internes

18. Le BCIn est l'entité exclusivement chargée d'enquêter sur les allégations de violation d'une norme de l'OMC quelle qu'elle soit, applicable aux membres du personnel, quelle que soit la nature de leur contrat, et de transmettre au Directeur général⁽²⁾ les résultats de ces enquêtes conjointement avec des recommandations sur les mesures à prendre.

19. Ces enquêtes ne doivent avoir lieu que sur la base de procédures d'enquête publiées, qui devraient suivre les Lignes directrices uniformes en matière d'enquête. Le BCIn élaborera une proposition de procédure pour les enquêtes et les mesures administratives, qui sera soumise au Comité consultatif mixte, lequel formulera une recommandation à l'intention du Directeur général.

20. Le BCIn ne participera en aucune façon à l'adoption des mesures disciplinaires prises suite à une enquête qu'il aura menée.

3.3 Audit interne

21. Le BCIn, conformément aux dispositions pertinentes du Règlement financier et des Règles de gestion financière de l'OMC et à toute autre norme pertinente, examine si les ressources financières de l'OMC sont utilisées efficacement dans la mise en œuvre des activités relevant des mandats de l'Organisation, vérifie la conformité aux normes ci-dessus ainsi qu'aux recommandations approuvées des vérificateurs extérieurs des comptes et entreprend des audits, examens et études concernant la gestion pour recommander des améliorations de la structure de l'Organisation et de sa réponse aux exigences découlant de ses mandats. En outre, le BCIn assure le suivi de l'efficacité des systèmes de contrôle interne de l'Organisation.

3.4 Autres évaluations et inspections

22. Le BCIn évalue l'efficience et l'efficacité de la mise en œuvre des mandats de l'Organisation, que ce soit par l'OMC elle-même ou par des entités publiques ou privées mandatées à cet effet. Il mène des évaluations des activités dans le but d'établir des appréciations analytiques et critiques de la mise en œuvre des mandats. Il examine si des changements sont nécessaires, si les procédures administratives restent pertinentes et si les activités correspondent aux mandats de l'OMC comme l'indiquent les budgets approuvés et les plans stratégiques et de travail de l'Organisation.y

3.5 Soutien et conseils aux responsables

23. Le BCIn peut, sur demande, conseiller les responsables sur l'accomplissement efficace de leur mission, leur fournir une assistance pour la mise en œuvre des recommandations et vérifier si les responsables de programmes reçoivent un appui méthodologique. Le BCIn peut aussi encourager l'auto-évaluation.

4. Normes professionnelles

24. Les membres du personnel du BCIn règleront leur conduite en observant toutes les normes pertinentes et meilleures pratiques qui sont acceptées et appliquées par d'autres organisations internationales comparables à l'OMC et se conforment aux autres normes professionnelles pertinentes.

5. Procédures de travail du BCIn

25. Dès sa nomination, le Chef du BCIn élaborera des procédures de travail qui régiront l'organisation et les activités du BCIn dans le cadre de son mandat et de ses pouvoirs. En élaborant ces procédures, le Chef du BCIn fera en sorte qu'elles correspondent aux meilleures pratiques des organisations internationales dans le domaine du contrôle.

26. Ces procédures de travail seront communiquées au Directeur général et au CBFA et publiées dans le Manuel administratif en ligne de l'OMC avant leur entrée en vigueur.

6. Établissement de rapports, suivi et mise en œuvre

27. Après la réalisation de chaque audit, évaluation, inspection ou enquête, le BCIn présentera un rapport au Directeur général et aux autres membres du personnel selon qu'il conviendra. Si le Directeur général, un Directeur général adjoint ou un membre du Bureau du Directeur général fait l'objet du rapport, le BCIn présentera également son rapport au Président du Conseil général et au Président du CBFA.

28. À la réception d'un rapport du BCIn, le Directeur général décidera de la mise en œuvre des recommandations contenues dans ce rapport. Le BCIn présentera tous les ans au Directeur général un rapport récapitulatif sur la mise en œuvre des recommandations faites par le BCIn au cours de l'année écoulée. Lorsqu'une recommandation n'a pas pu être mise en œuvre ou n'a pu l'être qu'en partie, les raisons en seront fournies par les services concernés.

29. Le BCIn présentera un rapport annuel au CBFA, donnant un aperçu général de ses activités au cours de l'année écoulée. En ce qui concerne les enquêtes internes, le compte rendu du BCIn sera limité à un récapitulatif du nombre d'enquêtes internes effectuées. Le BCIn peut, dans ce rapport, indiquer toute situation dont il estime qu'elle peut avoir porté atteinte à son indépendance ou entravé de quelque autre manière sa capacité de s'acquitter de ses fonctions.

7. Pouvoirs conférés au BCIn pour l'accomplissement de ses fonctions

30. Dans l'accomplissement de ses fonctions et de sa mission, et conformément aux normes internationales applicables, le BCIn est habilité à:

1. bénéficier d'un accès complet et illimité à tous les dossiers (quel que soit leur statut et leur emplacement), locaux et biens de l'OMC, ainsi qu'à tous les membres du personnel (y compris le Directeur général et les membres de son Bureau), et à leur demander toute l'aide nécessaire;
2. avoir accès à tous les tiers qui assurent la prestation de services qui leur ont été délégués par l'OMC, conformément aux termes des contrats;
3. demander à tout membre du personnel de l'Organisation de fournir tous renseignements et explications pouvant être nécessaires;
4. se tenir à la disposition de tous les membres du personnel qui souhaitent, de bonne foi, signaler une fraude ou d'autres formes de faute. Le BCIn respectera, dans tous les cas, le souhait de confidentialité d'un membre du personnel et prendra les mesures appropriées pour protéger ce membre du personnel.

31. Afin de garantir son impartialité et sa crédibilité, le BCIn ne peut accomplir aucune tâche opérationnelle ni participer à aucune activité susceptible de faire l'objet d'une évaluation ou d'un audit de quelque forme que ce soit, ou ayant fait l'objet d'une évaluation ou d'un audit par le BCIn.

8. Responsabilités du personnel

32. La création d'un BCIn ne libère aucunement les membres du personnel des responsabilités qui leur ont été attribuées. L'obligation de rendre des comptes, de respecter les normes de l'OMC applicables à tout le personnel, quelle que soit la nature de leur contrat, incombe aux différents membres du personnel, aux supérieurs hiérarchiques et à la direction.

33. Le Directeur général:

1. informera rapidement le BCIn des cas présumés de fraude ou d'autre faute se rapportant aux fonds, aux dossiers, aux biens ou au personnel de l'OMC; et
2. protègera tout membre du personnel contre les représailles ou menaces de représailles pour coopération avec le BCIn.

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Notes:

1. Les dispositions de la présente section ne s'appliquent pas aux membres du personnel de soutien administratif, qui peuvent être nommés parmi les fonctionnaires de l'OMC. Retour au texte
2. Ou, en cas d'allégation de violation commise par le Directeur général, à un directeur général adjoint, ou à un membre du Bureau du Directeur général, au Président du Conseil général et au Président du CBFA. Retour au texte