Función de la Oficina de Supervisión Interna

1. Definiciones

1. La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las actuaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.
2. Una investigación es una averiguación administrativa formal encaminada a establecer los hechos del caso. El objeto de la investigación es examinar las alegaciones de falta de conducta, determinar su veracidad y rendir informe sobre estas al Director General. Una falta de conducta es el incumplimiento por un funcionario de las normas de conducta o los criterios éticos prescritos por la OMC (es decir, el Estatuto, el Reglamento, los Memorandos Administrativos, etc.). Los informes de investigación no constituirán decisiones administrativas.
3. La inspección es un examen que se lleva a cabo con carácter ad hoc siempre que haya indicios claros de que se han malgastado recursos o de que se ha gestionado de modo deficiente la actuación profesional. En el examen se formula un diagnóstico del problema en cuestión y se proponen medidas correctivas.
4. La evaluación es una valoración sistemática, objetiva e imparcial centrada en determinar si se han alcanzado los logros y resultados previstos. Su finalidad es determinar la pertinencia, repercusión, eficacia, eficiencia y sostenibilidad de los objetivos, programas y actividades.

2. Independencia de la Oficina de Supervisión Interna

2.1 Independencia funcional

1. La Oficina de Supervisión Interna es una entidad funcionalmente independiente dentro de la Secretaría de la OMC. El Jefe de la Oficina de Supervisión Interna y los demás funcionarios de la Oficina tendrán independencia funcional y operacional respecto de la Secretaría y de los Miembros de la OMC en el cumplimiento de sus deberes.

2. El Jefe de la Oficina de Supervisión Interna y los demás integrantes de la Oficina son funcionarios de la OMC, y están sujetos al Estatuto y el Reglamento del Personal de la OMC al igual que los demás funcionarios de la Organización. En el ejercicio de sus funciones, no pueden solicitar ni aceptar instrucciones de ninguna persona o entidad ajena a la Oficina de Supervisión Interna, tanto si esa persona o entidad es ajena a la OMC como en caso contrario.

3. Los funcionarios de la Oficina de Supervisión Interna rinden informe exclusivamente al Jefe de la Oficina.

4. Ni el Director General de la OMC ni ningún otro funcionario de la OMC pueden tratar de influir ni de interferir de otro modo en la labor de la Oficina de Supervisión Interna. El Jefe de la Oficina de Supervisión Interna y los funcionarios de la Oficina deben asegurarse en todo momento de que su actuación sea compatible con la objetividad y la independencia que exigen sus funciones.

5. No obstante lo anterior, la Oficina de Supervisión Interna actuará en coordinación con el Auditor Externo de la OMC y solicitará la opinión de este en lo que concierne al plan anual de auditoría de la Oficina de Supervisión interna y, si es necesario, a otros aspectos de las funciones de la Oficina. El Director General también podrá solicitar la opinión del Auditor Externo sobre la calidad, el costo y los beneficios de los servicios prestados por la Oficina de Supervisión Interna. Sobre la base de esa opinión, el Director General podrá iniciar consultas con el Jefe de la Oficina de Supervisión Interna para convenir en modificaciones o mejoras de los servicios de la Oficina.

2.2 Presupuesto

6. La Oficina de Supervisión Interna tiene un presupuesto de operaciones propio. El presupuesto de operaciones lo determina el Director General por recomendación de cada nuevo Jefe de la Oficina de Supervisión Interna en el momento en el que este asume sus funciones. El Director General informa seguidamente al Comité de Asuntos Presupuestarios, Financieros y Administrativos de la cuantía del presupuesto. El presupuesto de operaciones no podrá reducirse durante el mandato del Jefe de la Oficina de Supervisión Interna, salvo que el Jefe de la Oficina de Supervisión Interna, el Director General y los Presidentes del Consejo General y del Comité de Asuntos Presupuestarios, Financieros y Administrativos convengan en lo contrario.

2.3 Nombramiento, dotación de personal y condiciones de servicio

7. El Jefe de la Oficina de Supervisión Interna es elegido mediante aviso de vacante externa y nombrado por el Director General previa consulta con los Presidentes del Consejo General y del Comité de Asuntos Presupuestarios, Financieros y Administrativos. El Jefe de la Oficina de Supervisión Interna debe tener la misma formación y conocimientos especializados que suelen exigir otras organizaciones internacionales comparables que disponen de oficina de supervisión.

8. El mandato del Jefe de la Oficina de Supervisión Interna será de cinco (5) años y no podrá renovarse en ningún caso. Por consiguiente, se ofrecerá al Jefe de la Oficina de Supervisión Interna un contrato de plazo fijo de cinco (5) años no renovable, que no podrá ser renovado en ningún caso. Dicho contrato de empleo podrá ser rescindido por falta de conducta solo a consecuencia de una investigación disciplinaria realizada de conformidad con la sección 2.4 infra. La rescisión del contrato por cualquier otro motivo está supeditada al consentimiento explícito de los Presidentes del Consejo General y del Comité de Asuntos Presupuestarios, Financieros y Administrativos.

9. Los funcionarios de la Oficina de Supervisión Interna distintos del Jefe de la Oficina serán contratados mediante aviso de vacante externa. El Jefe de la Oficina de Supervisión Interna actuará como presidente del jurado de contratación de dichos funcionarios de la Oficina. Se ofrecerá a los funcionarios de la Oficina de Supervisión Interna distintos del Jefe de la Oficina un contrato de plazo fijo de cinco (5) años no renovable, que no podrá ser renovado en ningún caso. Los contratos de empleo de los funcionarios de la Oficina de Supervisión Interna podrán ser rescindidos por falta de conducta solo a consecuencia de una investigación disciplinaria realizada de conformidad con la sección 2.4 infra. La rescisión de los contratos de los funcionarios de la Oficina de Supervisión Interna por cualquier otro motivo precisará del consentimiento explícito del Jefe de la Oficina.⁽¹⁾

10. Aunque cualquier funcionario de la OMC puede solicitar y obtener el nombramiento de Jefe de la Oficina de Supervisión Interna o de funcionario de la Oficina de Supervisión Interna, deberá renunciar a su contrato ordinario en el momento de la aceptación del nombramiento y deberá atenerse a lo dispuesto en los párrafos 8 y 9, respectivamente, con respecto a la duración de su contrato.

11. El Jefe de la Oficina de Supervisión Interna y los funcionarios de la Oficina trabajarán únicamente en la Oficina durante la vigencia de sus contratos.

12. Las personas que hayan sido Jefes de la Oficina de Supervisión Interna o funcionarios de la Oficina de Supervisión Interna no podrán ser contratadas posteriormente por la OMC para desempeñar función alguna hasta que no haya transcurrido un período de tres (3) años desde la expiración o la rescisión (incluso por dimisión) de su contrato de plazo fijo, y solo podrán ser contratadas con arreglo a un proceso de selección competitivo acorde con las políticas de la OMC sobre contratación mediante avisos de vacante externa.

2.4 Cuestiones disciplinarias

13. Ningún funcionario de la Oficina de Supervisión Interna podrá ser objeto de un procedimiento de investigación o disciplinario por parte de la OMC que no se ajuste a lo dispuesto en esta sección.

14. En caso de que surgiera la necesidad de investigar una alegación cualquiera de falta de conducta de un funcionario de la Oficina de Supervisión Interna, incluido el Jefe de la Oficina, el Director General someterá el asunto al Auditor Externo de la OMC. El propio Auditor Externo investigará el asunto o, cuando la naturaleza del asunto lo exija, nombrará a un investigador externo para que rinda informe al respecto. Al llevar a cabo la investigación, el Auditor Externo o, en su caso, el investigador externo, aplicará mutatis mutandis los procedimientos de la OMC establecidos para investigaciones y asuntos disciplinarios.

15. El Director General solo podrá aplicar sanciones disciplinarias al Jefe de la Oficina de Supervisión Interna o a funcionarios de la Oficina de Supervisión Interna ateniéndose a recomendaciones detalladas formuladas por escrito por el Auditor Externo de la OMC. En tal caso, el Director General informará a los Presidentes del Consejo General y del Comité de Asuntos Presupuestarios, Financieros y Administrativos al respecto. 

3. Ámbito de actuación de la Oficina de Supervisión Interna

3.1 Panorama general de las funciones y objetivos

16. La Oficina de Supervisión Interna presta asistencia al Director General en el cumplimiento de sus obligaciones de supervisión interna con respecto a la gestión, el personal y los recursos de la OMC, realizando investigaciones, auditorías y otro tipo de evaluaciones y rindiendo informe al Director General.

La Oficina de Supervisión Interna está facultada para iniciar, realizar y redactar, de oficio o previa petición, los informes sobre investigaciones, auditorías, inspecciones y otro tipo de evaluaciones que considere necesarios para cumplir sus obligaciones en lo que concierne a sus funciones de supervisión, en consonancia con los criterios más rigurosos de supervisión y las mejores prácticas en materia de supervisión de las organizaciones internacionales.

17. Por medio de su labor, la Oficina de Supervisión Interna tiene por objetivo:

1. promover la eficiencia y la transparencia financieras mediante prácticas y procedimientos adecuados;
2. determinar posibles ahorros y recuperación de costos;
3. detectar los casos de fraude, despilfarro, abusos y faltas de conducta y prevenir que ocurran;
4. reforzar la cultura de rendición de cuentas y afianzar el clima ético en la Secretaría de la OMC;
5. lograr la reducción de los riesgos mediante un análisis sistemático de los riesgos principales que existen para el patrimonio y los recursos de la OMC.

3.2 Investigaciones internas

18. La Oficina de Supervisión Interna es la única entidad encargada de investigar las alegaciones de infracción de cualquier norma de la OMC aplicable a los funcionarios de la Organización, con independencia de cuál sea el tipo de contrato de estos, y de transmitir al Director General⁽²⁾ los resultados de esas investigaciones, junto con recomendaciones sobre las medidas que deban tomarse.

19. Cualquier investigación de este tipo debe tener lugar únicamente sobre la base de procedimientos de investigación publicados, que deben ajustarse a las Directrices Uniformes para Investigaciones. La Oficina de Supervisión Interna elaborará propuestas de procedimiento de investigación y de actuación administrativa y las presentará al Comité Consultivo Mixto, que formulará una recomendación al Director General.  

20. La Oficina de Supervisión Interna no participará de ningún modo en la adopción de las medidas disciplinarias que se tomen a consecuencia de investigaciones realizadas por la Oficina de Supervisión Interna.

3.3 Auditoría interna

21. La Oficina de Supervisión Interna, de conformidad con las disposiciones pertinentes del Reglamento Financiero y la Reglamentación Financiera Detallada de la OMC y cualquier otra norma pertinente, examina la eficacia en la utilización de los recursos financieros de la OMC para realizar actividades previstas en los mandatos de la Organización, comprueba el cumplimiento de dichas normas y de las recomendaciones de los auditores externos aprobadas y lleva a cabo auditorías, exámenes y estudios de gestión para recomendar mejoras en la estructura de la Organización y en su capacidad de responder a las exigencias de sus mandatos. También supervisa la eficacia de los sistemas de control interno de la Organización.

3.4 Otras evaluaciones e inspecciones

22. La Oficina de Supervisión Interna evalúa la eficiencia y eficacia en la aplicación de los mandatos de la Organización, ya sea por la propia OMC o por entidades públicas o privadas a las que se haya encomendado esta labor. Lleva a cabo evaluaciones de las actividades con el fin de establecer apreciaciones analíticas y críticas de la aplicación de los mandatos de la Organización. Examina si es necesario introducir cambios, si los procedimientos administrativos siguen siendo pertinentes, y si las actividades se corresponden con los mandatos de la OMC que se anuncian en los presupuestos aprobados y en los planes estratégicos y de trabajo de la Organización.

3.5 Apoyo y asesoramiento a la dirección

23. La Oficina de Supervisión Interna podrá, cuando así se le solicite, asesorar al personal directivo en relación con el cumplimiento eficaz de sus obligaciones, prestar asistencia al personal directivo en la aplicación de las recomendaciones, y determinar si los directores de programa disponen de apoyo metodológico. La Oficina de Supervisión Interna también podrá incentivar la autoevaluación.

4. Normas profesionales

24. Los funcionarios de la Oficina de Supervisión Interna se rigen en su actuación por todas las normas y las mejores prácticas pertinentes aceptadas y aplicadas por otras organizaciones internacionales comparables a la OMC, así como por otras normas profesionales pertinentes.

5. Procedimiento de trabajo de la Oficina de Supervisión Interna

25. Al ser nombrado, el Jefe de la Oficina de Supervisión Interna redactará el procedimiento de trabajo por el que se regirán la organización y la actividad de la Oficina durante su mandato y bajo su autoridad. Al redactar ese procedimiento, el Jefe de la Oficina de Supervisión Interna se asegurará de que esté en conformidad con las mejores prácticas en materia de supervisión de las organizaciones internacionales.

26. Dicho procedimiento de trabajo se comunicará al Director General y al Comité de Asuntos Presupuestarios, Financieros y Administrativos y se publicará en el Manual Administrativo en líneade la OMC antes de su entrada en vigor.

6. Presentación de informes, seguimiento y aplicación

27. Una vez finalizada cada una de las auditorías, evaluaciones, inspecciones o investigaciones, la Oficina de Supervisión Interna presentará un informe al Director General, así como a otros funcionarios, según corresponda. Si el Director General, un Director General Adjunto o un miembro del Gabinete del Director General es el objeto del informe, la Oficina de Supervisión Interna también presentará el informe a los Presidentes del Consejo General y del Comité de Asuntos Presupuestarios, Financieros y Administrativos.

28. Al recibir un informe de la Oficina de Supervisión Interna, el Director General decidirá la aplicación de las recomendaciones formuladas en él. La Oficina de Supervisión Interna presentará al Director General un informe anual resumido sobre la aplicación de las recomendaciones formuladas por la Oficina durante el año. Cuando una recomendación no se haya podido aplicar, o se haya podido aplicar solo en parte, el servicio en cuestión deberá explicar los motivos.

29. La Oficina de Supervisión Interna presentará anualmente al Comité de Asuntos Presupuestarios, Financieros y Administrativos un informe en que ofrecerá un panorama general de las actividades realizadas durante el año. Con respecto a las investigaciones internas, el informe de la Oficina consistirá únicamente en un resumen del número de investigaciones internas realizadas. En dicho informe, la Oficina podrá indicar cualquier circunstancia que considere que pueda haber afectado a su independencia u obstaculizado de otro modo su capacidad de cumplir sus funciones.

7. Facultades conferidas a la Oficina de Supervisión Interna para el ejercicio de sus funciones

30. En el cumplimiento de sus funciones y obligaciones, y de conformidad con las normas internacionales aplicables, la Oficina de Supervisión Interna está facultada para:

1. tener acceso pleno e irrestricto a todos los registros (con independencia de su condición y ubicación), instalaciones y dependencias de la OMC, así como a todo el personal (incluido el Director General y los miembros de su Gabinete), y para requerir de ellos toda la asistencia necesaria;
2. tener acceso a todos los terceros que presten servicios que la OMC haya delegado en ellos, de conformidad con las condiciones contractuales;
3. requerir de cualquier funcionario de la Organización que facilite la información y las explicaciones que sean necesarias;
4. estar a disposición de todo funcionario que, de buena fe, desee denunciar un fraude u otro tipo de falta de conducta. La Oficina de Supervisión Interna respetará en todos los casos el deseo de confidencialidad del funcionario y tomará medidas apropiadas para proteger a dicho funcionario.

31. Para garantizar su imparcialidad y credibilidad, la Oficina de Supervisión Interna no podrá desempeñar ninguna función operacional ni participar en ninguna actividad que esté sujeta a cualquier tipo de evaluación o auditoría, o que haya sido evaluada o auditada por la Oficina.

8. Obligaciones de los funcionarios

32. La creación de la Oficina de Supervisión Interna no exime de ningún modo a los funcionarios de las obligaciones que les corresponden. La obligación de rendir cuentas y de cumplir las normas de la OMC aplicables a todos los funcionarios, con independencia de cuál sea su tipo de contrato, incumbe a los respectivos funcionarios, supervisores y directivos.

33. El Director General deberá:

1. informar a la mayor brevedad a la Oficina de Supervisión Interna de los casos en que se sospeche la existencia de fraude u otro tipo de falta de conducta en relación con los fondos, registros, bienes y el personal de la OMC; y
2. proteger a todo funcionario de represalias o de la amenaza de represalias por haber cooperado con la Oficina de Supervisión Interna.

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Notas:

1. Las disposiciones de esta sección no se aplican al personal auxiliar administrativo, que puede ser seleccionado entre los funcionarios de la OMC. Volver al texto
2. O, cuando se trate de una supuesta infracción cometida por el Director General, un Director General Adjunto o un miembro del Gabinete del Director General, a los Presidentes del Consejo General y del Comité de Asuntos Presupuestarios, Financieros y Administrativos. Volver al texto